南京农业大学研究生会日常工作管理制度

（2020年10月研究生会主席团修订）

序 言

南京农业大学研究生会是校党委领导下的自我教育、自我管理、自我服务的代表南京农业大学全体研究生（硕士生、博士生）利益的群众性组织。本会接受党委研究生工作部、校团委、研究生团工委的工作指导，积极与学校有关部门和各群众团体合作、协调地开展工作。本会以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导思想，认真实践“三个代表”思想，践行科学发展观、贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，并以弘扬社会主义荣辱观为己任。全心全意为广大研究生的成长、成才服务，积极发挥研究生会的桥梁和纽带作用。

第一章 成员加入与退出

第一条  凡具有南京农业大学学籍，承认组织章程的研究生（硕士生、博士生）不分性别、民族、年龄、宗教信仰均有资格参加研究生会。新成员的加入主要通过自荐、各院系推荐等形式，研究生团工委和研究生会执行机构根据考查结果，拟定初步人选，在正式确定人选之前一周予以公示，接受群众监督，对有争议人选重新审核并做出明确答复。

第二条  成员有退出研究生会的权利，但在任期内中途退出必须做出书面申请，等组织同意后方可予以承认，否则作为开除对待，并通报其所在院系和报研究生工作部存档。

第三条  成员有遵守组织章程，维护组织荣誉，执行组织决议的责任。对于有违法犯罪行为的成员，主席团应根据事实做出开除决定，予以公告并报研究生工作部批复和存档。

第四条  对于违反本会章程，破坏研究生会声誉，经教育仍不改正的成员，研究生会书面上报研究生团工委获批准后有权终止其成员资格。

第五条  对于拒不履行成员义务、消极工作者（无故缺席例会或集体活动累计达3次），主席团有权对其提出劝退要求。对于无故缺席例会或集体活动累计达5次以上者，主席团则视其为自动退出，待书面上报研究生团工委获批准后有权终止其成员资格。

第二章 工作程序

第六条  研究生会执行主席向研究生工作部和研究生团工委负责；主席团成员向执行主席负责；各中心实行主任负责制，向执行主席或主席团成员负责。

第七条  主席团会议草拟每年总体计划，经全体会议讨论，初步确定一年中的重大活动安排。办公室负责处理日常事务，落实安排工作计划。各职能中心每学年初必须提交一份中心工作计划，学期、学年结束后上交学期或年终总结，如实反映本中心工作执行情况，并接受主席团和全体成员评议。

第八条  各中心按照计划组织活动，每项活动必须提前写出书面申请和资金预算，并报办公室备案，经批准后方可实施。

第九条  各中心在举办各种活动时，需提前2-3天同研究生传媒联系相关事宜，并有义务协助研究生传媒进行宣传报道工作。

第十条  各中心在组织的活动结束后，提交活动总结至办公室。同时提交活动的相关材料，以便备案，并以此作为各类评优评奖的重要依据。

第十一条  各中心组织活动时必须精心组织和安排，对活动的安全保卫要高度重视，对因组织不力等人为因素引起的安全责任事故要承担责任。

第十二条  各中心有义务执行主席团做出的决定。

第三章 档案管理

第十三条  为加强南京农业大学研究生团工委和研究生会的档案管理和收集、整理工作，保障档案的安全保管和开发利用，特制定以下规定。

第十四条  办公室负责保管团工委、研究生会的档案收集、整理、保管等工作。

第十五条  各中心须及时向档案机构或者档案工作人员移交归档材料，集中管理，任何个人不得据为己有。如需查阅或复制，须向办公室申请。

第十六条  属于团工委、研究生会所有的档案，由主席团决定公布；未经上述机构同意，任何组织和个人无权公布。

第十七条  南京农业大学研究生团工委、研究生会建立人事档案制度、组织档案制度、活动档案制度。

（一）人事档案包括南京农业大学研究生团工委、研究生会人员招募、退出以及奖惩等情况。

（二）组织档案包括南京农业大学研究生团工委、研究生会组织机构的设立、变更和撤销等情况。组织档案由组织建设中心负责收集整理。

（三）团工委、研究生会各中心组织活动前和活动结束后应当制定活动计划书（策划书）和进行活动总结，各中心负责人必须将活动计划书（策划书）、活动总结一式两份上交分管该中心的主席团成员，分管该中心的负责人在收到活动计划书（策划书）活动总结后应当将其中的一份转交办公室存档。

第十八条  南京农业大学研究生团工委、研究生会的其它文件及文字资料是否列入团委、研究生会档案，由组织建设中心、办公室决定。

第十九条  日常档案工作办法如下

（一）研究生会档案是研究生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像与声像资料，是研究生会至关重要的公共财产；档案内容不得随意公示、复制；

（二）研究生会档案由办公室分类统一管理，各中心档案由各中心主任整理，研分会的活动档案由组织建设中心分类统一管理，每一学期将进行一次档案清理，将有关资料归档备案；

（三）研究生会档案包括人事档案、工作档案、财务档案及活动档案；

（四）各中心策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份交办公室存档，以备查阅；各研分会承办的各项活动的所有资料，必须一式两份交组织建设中心存档，以备查阅；

（五）档案形式要求：对于各中心档案，应有纸质和电子两种版本，电子版本与纸质版本对应；

（六）档案整理要求：对于纸质档案，办公室人员按中心进行归档及整理，同时，各中心内的档案按时间倒序进行排列，以便查阅；对于电子档案，由办公室人员拷贝到研究生会办公室所属电脑的相应中心文件夹中，在各中心文件夹内以时间建立次级文件夹，根据电子档案发生的时间进行分类整理；

（七）档案上交日期：各中心主任需在活动结束后一周内所召开的研会例会上上交档案（包括策划、新闻、通知等材料）；

（八）档案上交时分别由办公室和组织建设中心签收；

（九）研究生会各中心档案由办公室安排专人进行归档分类。

第二十条  档案内容要求

（一）人事档案：包括个人履历简介、年度工作鉴定以及其他相关材料，由主席团负责考察记录；

（二） 作档案：包括研究生会工作目录、各中心工作档案、上级及外单位来文以及其他相关档案的文字材料和电子材料；

（三）财务档案：包括账目、先进收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责定期检查，详见《南京农业大学研究生会财务管理办法》；

（四）活动档案：包括《活动策划申请书》、《活动总结表》、活动新闻稿、活动通知等其他相关资料。

第二十一条  档案查阅办法

研究生会成员经过向主席团申请，报办公室或组织建设中心备案后可以借阅工作档案和活动档案，但务必保持文件的完整、清洁，不得在文件上进行涂写，档案不得带离研究生会，查阅完毕后必须及时归还；另外，人事档案和财务档案只供主席团及办公室成员查阅。

第四章 财务管理

第二十二条  为加强南京农业大学研究生会的财务工作，保证本会财务正常运转，资金的规范使用，特制定本制度。

第二十三条  南京农业大学研究生会财政统一收支，各中心无独立的财政收支权，无独立的财政运作权和储备权。

第二十四条  南京农业大学研究生会办公室负责南京农业大学研究生团工委、研究生会的财务工作。研究生会各中心财务工作必须交由办公室统一管理，财务管理的具体负责人为办公室主任。

办公室主任在财务管理上的主要责任：

（一）主持财务工作，建立健全研究生会财务管理细则与办法。每月向主席团汇报资金使用情况。

（二）参与具体活动的可行性研究，提供财务建议。

（三）掌管账目，负责财务计划预审、报销、记账等事务。

（四）负责编制研究生会财务明细表，并接受研究生会主席团的监督、检查资金使用、费用开支及财产管理，严格审核原始凭据及活动计划报表，杜绝浪费及不合理开支。

（五）对不真实、不合法的原始凭证不予受理并向活动负责人、主席团报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正、补充。

（六）除本组织指定的财务账簿外（由办公室主任派专人负责），不得另立财务账簿。

（七）管理物品领用、采购申请单及报销归档表，进行研究生会各项财务收支报表的记录和归档工作，并制作相应的电子财务表格留档。

第二十五条  财务管理具体负责人因故调动工作或离职（包括出差），必须在征得主席团会议同意后与接替人员办理交接手续；没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断经费管理工作。移接工作包括移交负责人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等，双方签字方可。

第二十六条  办公室应分3个环节对研究生会的经费使用进行全过程监管。

（一）事前环节：检查经费使用的依据，如活动计划书和批准手续是否完善无误；检查用款额、用款方式与期限是否与计划相符；

（二）事中环节：检查款项是否按计划在规定的时间、事项使用；检查用途是否被改变等；

（三）事后环节：检查资金效益是否与计划目标相符；检查资金使用与计划差额等。

第二十七条  经费申请

（一）各中心活动经费申请使用明细表首先交给分管本部工作的主席团成员审订（审订者需签名），然后再递交执行主席审订，经主席团会议通过后（重大活动须提交研究生工作部审议通过），并按计划书上得到通过的经费部分使用；

（二）活动经费申请使用明细表一式三份，分别递交执行主席、办公室，研究生工作部备案；

（三）研究生会的大型活动采用财务预支制度。各中心可以根据主席团批准的财务预算向办公室预支经费，各中心负责人应保障预支资金的使用符合本制度的规定。活动结束后各中心负责人立即向办公室递交报销归档表及校财务可以报销的票据，余额交还办公室，由办公室主任登记、审核、签字。

第二十八条 经费使用

（一）活动经费由活动小组两人以上共同使用，在使用的过程中必须索要正规的工商税务局监制发票，并注明详细的使用明细，同时当事人须在发票上写明购买时间、活动名称、经手人卡号并签名、上级逐级签字。

（二）未编入各类预算的支出，必须经南京农业大学研究生会执行主席同意。

第二十九条  经费报销

（一）结束后，由活动负责人持活动计划书、活动使用经费的正规发票以及填写好的报销归档表到办公室主任处报销。

（二）报销票据的要求

（1）任何报销项目均需出示正规发票，包括企业正式发票、增值税发票等，须加盖财务专用章。不得使用地铁票、市民票、停车票、收据等相关替代票；

（2）发票抬头为“南京农业大学”，发票内容为“学生活动用品”或者明细，不得使用礼品、食品、鲜花等违反学校财务规定的发票；

（3）因研会活动而产生出租车发票时，须在票面背后注明出发地和目的地，仅限南京市内。南京市外产生的交通费用不予报销；

（4）报销发票须写明活动名称、经办人、经办日期，且发票须有经办人、经办人所属中心主任、分管主席团成员以及执行主席四级签名；

（5）不真实、不合法的原始凭证有权不予受理并向活动负责人进行质询，同时需向主席团报告；对记载不准确、不完整的原始凭证有权予以退回，并要求更正、补充，只报销其中合理部分；

（6）大型活动的各类报销票据，各负责人须及时、统一上交至办公室主任处；

（7）办公室主任将审核无误的发票送交主席审核通过并签名后，定期送交至研究生工作部审核，并报校财务处报销。

第三十条  财务管理监督与公示

（一）研究生会所有经费申请、管理、使用受研究生团工委及全体研究生的监督。

（二）办公室须对研究生会的所有财务管理做好文档记录，完善财务账簿，每月末向研究生工作部提交财务使用明细表，接受财务审计与监督。学期末提交财务使用汇总表，接受研究生团工委的审核与监督。

校园教育超市购物以及北苑打印中心实行内部转帐，签字权仅限于主席团指定人员（不多于3人）；在超市购置任何物品以及在打印室打印任何文件须事先征得主席同意；超市购置物品为一般办公用品和工作必需品，须勤俭节约，打印文件须是研究生会工作文件，严禁打印私人文件。

第三十一条  研究生会内部物品采购及发放须知。各职能中心所需活动物品以及奖品需提前由办公室统一采购保管，提取物品需要填写提取表格并注明拟使用情况，以备活动终结审核。其他未尽事宜，由研究生会主席团讨论决定。

第五章 会议及纪律

第三十二条  会议召集

主席团定于每周一晚21：40在研究生学术报告厅召开例会，商讨、处理研究生会日常工作；除非另行规定时间，否则会前不再进行通知。

第三十三条  参会人员

（一）主席团成员及各中心主任必须参加；

（二）因议题需要参加会议的其他人；

（三）欢迎副主任列席会议。

第三十四条  会议签到

办公室主任负责主席团会议、主任级以上会议与全体会议的点名和签到工作，签到表格办公室负责保管。

第三十五条  会议记录

（一）主席团例会必须作好会议记录，记录人一般为办公室主任；

（二）办公室主任因故不能出席例会须提前指定会议记录人，并做好交接工作；

（三）会议记录年终交送组织建设中心，由组织建设中心负责工作考核。

第三十六条  会议议题

（一）各部一周工作执行情况总结、反馈；

（二）各部本周工作计划、安排、交流；

（三）需要主席团讨论通过的其他重要事件；

（四）办公室主任应根据例会议题筹备材料，并分发与会人员；必要时应将议题通过电子邮件提前两天通知与会人员。

第三十七条  决议产生办法

任何主席团决议严格遵循民主集中制原则。

第三十八条  会议纪律

为保障主席团例会的正常进行，所有人员必须遵守下列纪律：

（一）所有参加人员必须遵守会议时间，不得迟到、早退，中途离场须经主席同意；

（二）会议召开时，所有参加人员必须关闭移动通讯工具或将其调整至静音状态；

（三）不得无故缺席，缺席者须作自我批评并接受主席团内部通报批评；

（四）如有特殊原因必须请假时，由本人签写请假条经主席签名同意后交由办公室备案；如无请假条备案则视为无故缺席；如为非常紧急事件来不及事前请假，须经主席同意后，事后补交请假条备案，并必须在下次例会时向主席团成员说明原因；

（五）主席团会议决定须保密的事项，所有参加人员必须保密；

（六）此款受约束人为主席团成员及各主任；

（七）缺席和请假将影响成员个人与负责中心年终工作考核，具体参照研究生会考核制度条款中缺席和请假制度的相关规定。

第三十九条  任何研究生会成员不得擅用研究生会的名义或资源为个人牟取福利，一经查实，经主席团会议讨论后除名。

第四十条  任何职能中心和个人都应认真执行各项工作安排，在规定的时间内按规定的要求积极主动完成各项任务，如不能按规定的时间和要求完成任务即被视为工作失职。

第六章 考核与奖惩

第四十一条  每学期主席团组织对全体成员进行1～2次考核，由校研究生会组织建设中心负责实施，具体考核项目如下：

（一）基础分

基础分是指干部平时的出勤分和学习成绩，此项占总分的30%。

出勤分占总分的15%，全勤可拿到满分15分，缺勤一次扣1.5分，迟到、早退每次各扣1分，特殊情况请假每次扣0.5分，以此类推。

学生学习成绩占总分的15%，平均成绩80分以上可拿满分15分，平均成绩70~80分得13分，平均成绩60~70分可得11分，有一科或以上不及格的拿0分。

（二）表现分

表现分包括四个方面内容，占总分的70%。

①活动次数（占30分）

工作态度 A积极负责（10分）B一般（6分）C不积极（0分）

举办、协办活动次数  A较多（10分）B一般（6分）C未举办或协办活动（0分）

参与活动次数  A较多（10分）B一般（6分）C未参与活动（0分）

②工作效果（占20分）

A优秀（20分）B良好（16分）C一般（12分）

③与各部的协调能力（占10分）

A优秀（10分）B良好（8分） C一般（5分）

④在同学中的表率作用（占10分）

A优秀（10分）B良好（8分） C一般（5分）

（三）附加分

对于在研究生整体事务中表现特别突出者，由研究生会主席团评议给予适当的分数奖励。

第四十二条  考核以定量与定性相结合，由评分人员根据各项考评内容进行评估，除去最高及最低分后取平均分。结果予以公示，接受群众监督，最终以主席团审议结果为准。

第四十三条  总分在全部干部的30%以内者可得到相应的精神或物质奖励。且此项评估制度将与“校优秀研究生干部”评比直接挂钩，作为评选的重要依据。

第四十四条  除校级奖励外，研究生团工委、研究生会还将在每学期各项重大赛事与活动后组织评优工作，对有突出贡献的集体和个人进行表彰奖励。

第四十五条  凡已提交退会申请，或被终止其成员资格的学生干部不再参加研究生团工委、研究生会组织的任何考核与评优工作。

第四十六条  每学期内的学生干部考核与评优均由组织建设中心负责实施，同时接受主席团监督和指导。

第七章 资产管理

     第四十七条  研究生会资产（场地）目前包括北苑办公室、研究生学术报告厅和仓储间以及里面所有设备。

     第四十八条  各个场地钥匙为相关人员拥有，严禁私配及转借他人，如因私配转借造成财产设备损失，一经查实将追究相关人员责任，并要求赔偿。

第四十九条  场地管理

各个场地由专人负责，工作职责为卫生打扫，设备维护，日常管理等。

各场地负责人为：办公室、报告厅、仓储间——办公室；宣传室——研究生传媒。

      第五十条  所有物品设备原则上需在原场地使用，不得私自带出；有特殊情况如要借用带出需征得负责人同意，用后马上归还。

第五十一条  所有设备如有损坏，当事人须通知负责人马上联系相关部门进行维修。

第五十二条  消耗性物品如需增添须由负责人列清单，报执行主席同意后方可购置，事后办公室财务备案。

     第五十三条  报告厅使用

一、使用对象

研究生学术报告厅仅面向本校师生使用，原则上不面向校外团队或个人。

二、预约流程

1.校研会内部人员使用报告厅，请先由本中心主任或主席团成员向办公室申请，说明使用缘由后登记报备；

2.校研会以外单位或团体使用报告厅，请在研工部网站查看场地预约安排情况，然后电话联系研会办公室负责人确认申请，之后请下载附件《研究生报告厅使用申请表》并打印填写，经所在学院或部门负责老师签字并加盖单位公章；同时须付一定费用作为设备维护所需，只收取校内转账单，不收取现金。最后，将纸质版《研究生报告厅使用申请表》和内部转账单交给负责人，方可申请成功。

三、费用说明

研究生学术报告厅场地费为：300元/次/天。

如承办校级和院级研究生神农科技文化节系列活动使用的，可免收场地费。

四、注意事项

1.如需用到多媒体设备，须先行说明，由负责人操作；

2.如需借用办公室物品，须先行向办公室申请，具体参照《办公室物资使用管理办法》；

3.请保持室内整洁，不要在室内随地吐痰和乱扔果壳、纸屑、口香糖等，在使用完报告厅后，请将活动残留物品收拾干净；

4.请保持衣冠整洁，穿拖鞋、背心者严禁入内；

5.严禁烟火，室内禁止吸烟；

6.如果遇到学校重大活动需使用所定场地，校研会有权对使用时间进行调整；

7.请爱护公物，报告厅使用过程中造成设备损坏，使用方需照价赔偿。

第八章 值班制度

南京农业大学研究生会办公室是全体干部办公的场所，物资的借还、干部的交流、会议的召开均在此进行。办公室的作用在于推动各项工作的开展、中心间的互动合作，加强与广大同学的交流，为其提供更完善的服务。为确保办公室的正常运作，特制定本制度。

第五十四条  值班时间与人员

1.周一至周五，下午:14:30-16:30，周六、周日不值班。如有特殊情况，加值夜班，时间:19:00-21:00。

2.副主任值班安排见《南京农业大学研究生会办公室值班安排表》，主任每月自主值班两次。

第五十五条  值班人员的权利

1.值班人员可在办公室自习、看书，使用办公室电脑。

2.值班人员可阅读校研会内部资料（活动资料汇编、杂志等）。

第五十六条  值班人员的义务

1.值班人员必须提前5分钟到位。到位后由本人在签到表处签到，不可代签，如果有发现，被代签者扣2分，代签者扣1分。迟到、早退扣1分，缺勤扣2分；如有特殊情况需调换值班时间，内部协调后需上报办公室。对于违反纪律的值班人员，将对其进行内部通报批评。

2.值班人员在工作过程中应树立并维护校研会的良好形象：

1）穿戴整齐，不穿背心、拖鞋。

2）值班人员需热情、有礼貌。如有学生、老师到办公室咨询、递交申请或投诉，值班人员要耐心接待，尽己所能为来访者解决问题。若有提出建议须书面记录并及时上报。

3.值班人员应在值班结束后及时将所送来的物品（如请柬）交给当天负责人。

4.全体干部必须以主人翁的态度来爱护办公室的所有物资，包括各类文具、表格、清洁用具等。办公室的各种物品和设备只能用于工作方面，不能擅自为私人所用。一经发现违反规定，将追究违规者及所在中心的责任。

5.值班人员如有违反，视情节严重程度扣1-5分。

第五十七条  保洁制度

1.做好办公室工作范围内的清洁工作。保持桌椅等物件整洁，不能留有杂物；值班期间必须保持环境清洁卫生，每天值班后打扫一次并清理垃圾。

2.离开办公室时，将所有物品摆放整齐，关好电器和门窗。

3.不能有效做好内务整理与保洁的值班人员，每次扣1分。

第五十八条  备 注

1.办公室值班人员提前一天通知第二天值班人员，当天值班钥匙由上一班次的人员传递给下一班次。

2.由当天办公室值班人员当天晚上对值班出勤情况进行汇总。

3.如有临时情况需要调整值班，原则上在中心内部进行协调，如果不能协调，请提前两天请假，请假和其他具体工作请联系当天办公室值班人员，请假每次扣1分。

4.值班人员需认真填写当天值班登记（详见登记本）并做好值班工作，办公室人员做好监督与考核，并做好备案；主席团将不定期视察值班情况。值班情况将作为干部评优依据。

5.本制度解释权归校研会办公室所有，本制度自颁发之日起实行。

第九章  附  则

第五十九条  其他未尽事宜由主席团会议研究决定。

第六十条   本细则中凡与国家法律和学校规章制度相抵触部分一律以国家法律和学校规章制度为准。

第六十一条  本制度解释权与修改权归主席团所有。

第六十二条  本制度自批准公布之日起执行。

 

南京农业大学研究生会

2020年10月1日